Die E-Rechnung beschäftigt seit Anfang 2025 nahezu jeden Unternehmer in Deutschland — und das aus gutem Grund. Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat der Gesetzgeber die Pflicht zur strukturierten elektronischen Rechnung im B2B-Bereich eingeführt. Die Regelung gilt unabhängig von Rechtsform oder Branche: für GmbHs und Einzelunternehmen ebenso wie für Personengesellschaften und Freiberufler — entscheidend ist allein, ob umsatzsteuerpflichtige Leistungen zwischen inländischen Unternehmern abgerechnet werden.
Dieser Leitfaden gibt Ihnen den vollständigen Überblick: Was genau ist gefordert, welche Fristen gelten, welche Formate sind zulässig — und was Sie jetzt konkret tun müssen.
Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?
Eine elektronische Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Anforderungen ist kein PDF. Das ist der häufigste und folgenreichste Irrtum in der Praxis. Eine E-Rechnung nach der neuen Definition des § 14 Abs. 1 UStG (in der Fassung des Wachstumschancengesetzes) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird — und die eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Entscheidend ist das Wort „strukturiert": Die Rechnungsdaten müssen maschinenlesbar sein, d. h. in einem definierten Dateiformat vorliegen, das von einer Buchhaltungssoftware direkt verarbeitet werden kann — ohne manuelle Dateneingabe durch einen Menschen. Eine PDF-Datei, auch eine digital erstellte, erfüllt diese Voraussetzung grundsätzlich nicht, weil ihre Inhalte zwar lesbar, aber nicht automatisch verarbeitbar sind. Das Gesetz spricht in solchen Fällen von einer sonstigen Rechnung und grenzt diese klar von der E-Rechnung ab.
Gemäß § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n.F. ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder damit interoperabel sein. Die bisherige Definition in § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG a.F. — die ein PDF als E-Rechnung zuließ — gilt für den B2B-Bereich nicht mehr.
Warum wird die E-Rechnung eingeführt?
Der Hintergrund ist ein europäisches Projekt: Die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) treibt seit Jahren die Digitalisierung des Mehrwertsteuersystems voran. Ziel ist es, Steuerbetrug im Bereich der Umsatzsteuer — insbesondere sogenannte Karussellgeschäfte und Umsatzsteuerhinterziehung im grenzüberschreitenden Warenverkehr — durch lückenlose digitale Meldepflichten massiv einzudämmen. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU legte bereits 2014 den Grundstein für eine einheitliche europäische Norm für elektronische Rechnungen im öffentlichen Beschaffungswesen. Deutschland hat diese Norm nun auf den gesamten B2B-Bereich ausgedehnt.
Der längerfristige Plan des Gesetzgebers geht über die reine Rechnungspflicht hinaus: Ab einem noch nicht final festgelegten Zeitpunkt soll ein transaktionsbasiertes Meldesystem eingeführt werden, bei dem Rechnungsdaten in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit an die Finanzverwaltung übermittelt werden — ähnlich wie es in Ländern wie Italien (Sistema di Interscambio), Polen oder Portugal bereits seit Jahren Praxis ist. Die E-Rechnungspflicht ist damit der erste Schritt in eine Richtung, die das Rechnungswesen in Deutschland dauerhaft verändern wird.
Der Zeitplan: Stufen 2025, 2027, 2028
Das Gesetz führt die Pflichten in drei Stufen ein — mit unterschiedlichen Fristen für Empfang und Ausstellung sowie gestaffelten Übergangsregelungen nach Unternehmensgröße. Die Rechtsgrundlage für die Übergangsregelungen findet sich in § 27 Abs. 38 UStG.
Empfangspflicht für alle — seit 1. Januar 2025
1. Januar 2025 — bereits in KraftAb diesem Datum müssen alle inländischen Unternehmen — ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist — in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für die Ausstellung gilt noch eine gestaffelte Übergangsfrist: Papierrechnungen dürfen bis Ende 2026 (Übergangsregel bis 31.12.2026) ohne gesonderte Zustimmung des Empfängers versendet werden; PDF-Rechnungen als sonstige elektronische Rechnungen nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
Ausstellungspflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz
1. Januar 2027 — Übergangsfrist endet für umsatzstarke UnternehmenUnternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 € lag (berechnet nach § 19 Abs. 2 UStG), müssen ab diesem Datum strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz 2026 bis 800.000 € verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027 — Papierrechnungen bleiben erlaubt, PDF als sonstige elektronische Rechnung weiterhin nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
Ausstellungspflicht für alle Unternehmen
1. Januar 2028 — Alle Übergangsfristen endenAb diesem Datum müssen alle inländischen Unternehmen — unabhängig von ihrer Größe — strukturierte E-Rechnungen für B2B-Umsätze ausstellen. Papier- und PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr zulässig. Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG. Hinweis: Das transaktionsbasierte EU-Meldesystem (ViDA) wurde nach EU-Ratsbeschluss vom November 2024 auf den 1. Juli 2030 verschoben — die ursprünglich für 2028 erwarteten Echtzeit-Meldepflichten gegenüber der Finanzverwaltung gelten daher noch nicht zu diesem Zeitpunkt.
Die Übergangsfristen beziehen sich ausschließlich auf die Ausstellung von E-Rechnungen. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen ohne Einschränkung. Wer heute noch keine Möglichkeit hat, strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) zu empfangen und zu verarbeiten, ist bereits in Verzug. Bitten Sie Ihren Buchhalter oder Softwareanbieter umgehend um Klärung.
Formate: XRechnung und ZUGFeRD
In Deutschland haben sich zwei Formate als Standard etabliert, die beide der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und damit gesetzeskonform sind. Sie unterscheiden sich grundlegend in ihrer Struktur und ihrer praktischen Handhabbarkeit.
XRechnung
Reines XML — nur maschinenlesbarDie XRechnung ist eine rein strukturierte XML-Datei ohne visuellen Inhalt. Sie enthält alle Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form — kann aber von einem Menschen ohne spezielle Software nicht sinnvoll gelesen werden. Sie ist der offizielle Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) und wird zunehmend auch im privaten B2B-Bereich eingesetzt. Für die Anzeige ist ein Viewer (z. B. der kostenlose Viewer der KoSIT) oder eine kompatible Buchhaltungssoftware erforderlich.
ZUGFeRD
PDF + XML — hybrid, visuell lesbarZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten XML-Daten. Das Ergebnis ist eine Datei, die sowohl für Menschen als auch für Maschinen verarbeitbar ist — ohne zusätzliche Software für die visuelle Ansicht. Für die meisten Unternehmen im B2B-Bereich ist ZUGFeRD das praxistauglichere Format, weil es die Umstellung erleichtert und gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Ab Version 2.0 (Profil EN 16931) ist ZUGFeRD vollständig normkonform.
Welches Format ist das richtige für Ihr Unternehmen?
Die Wahl des Formats hängt primär von Ihren Kunden und Ihrer Softwarelandschaft ab. Wer regelmäßig mit öffentlichen Auftraggebern arbeitet, kommt an der XRechnung nicht vorbei — das ist im öffentlichen Beschaffungswesen seit 2020 Pflicht. Für den allgemeinen B2B-Bereich ist ZUGFeRD in den meisten Fällen die bessere Wahl, weil die visuelle Lesbarkeit des PDFs die Umstellungsphase erheblich erleichtert. Viele gängige Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme — darunter DATEV, Lexware, Sevdesk und andere — unterstützen inzwischen beide Formate. Entscheidend ist, dass Sie mit Ihrem Softwareanbieter klären, welches Format in Ihrer konkreten Systemlandschaft reibungslos funktioniert.
Wer seine Buchführung über DATEV abwickelt, kann eingehende E-Rechnungen direkt in DATEV Unternehmen online laden — die Belegverarbeitung erkennt XRechnung und ZUGFeRD und liest die strukturierten Felder aus. Das verändert den Datenfluss und reduziert manuelle Übertragungsschritte. Was bleibt: die fachkundige Prüfung, Kontierung und buchhalterische Beurteilung jedes Belegs. Sprechen Sie Ihren Buchhalter auf die DATEV-konforme Einrichtung der Empfangswege an.
Ausnahmen und Sonderfälle
Nicht jede Rechnung fällt unter die E-Rechnungspflicht. Das Gesetz sieht mehrere Ausnahmen vor, die für die Praxis relevant sind.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
§ 33 UStDV — Betragsgrenze brutto (Gesamtbetrag)Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 € — das sind sogenannte Kleinbetragsrechnungen — sind von der Pflicht zur strukturierten E-Rechnung ausgenommen. Hier genügen weiterhin vereinfachte Rechnungsangaben nach § 33 UStDV, auch in Papierform oder als PDF. Relevant beispielsweise für Tankquittungen, Parktickets oder kleine Büromaterialeinkäufe.
B2C — Rechnungen an Privatpersonen
Kein inländischer B2B-UmsatzDie E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich im B2B-Bereich — also für Umsätze zwischen zwei inländischen Unternehmern im Sinne des § 2 UStG. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind weiterhin in jeder Form zulässig: Papier, PDF, E-Mail. Das gilt auch dann, wenn das empfangende Unternehmen die Rechnung für private Zwecke erhält.
Steuerbefreite Umsätze nach § 4 UStG
§ 4 Nr. 8–29 UStGBestimmte steuerbefreite Leistungen — etwa Finanzdienstleistungen, Versicherungsleistungen oder bestimmte Heilbehandlungen — sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Maßgeblich ist, ob die Leistung nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG von der Umsatzsteuer befreit ist. Im Zweifel sollte dies mit dem Steuerberater geprüft werden.
Grenzüberschreitende Rechnungen
Nur inländische B2B-Umsätze betroffenDie deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen — also Umsätze, bei denen sowohl Rechnungssteller als auch Rechnungsempfänger im Inland ansässig sind. Auslandsrechnungen und innergemeinschaftliche Lieferungen sind von der deutschen Regelung nicht erfasst — dort gelten ggf. die jeweiligen nationalen Vorschriften des Ziellandes.
Fahrscheine und Sonderregelungen
§ 34 UStDVFahrscheine für den Personennahverkehr, die nach § 34 UStDV als Rechnungen gelten, sowie bestimmte sonstige Belege mit vereinfachten Rechnungsangaben sind ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Diese Sonderfälle betreffen primär Reisekostenabrechnungen.
Kleinunternehmer — Ausstellungspflicht entfällt
§ 19 UStG i.V.m. § 27 Abs. 38 UStGKleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit — sie rechnen ohne Umsatzsteuerausweis ab. Die Empfangspflicht gilt jedoch auch für Kleinunternehmer uneingeschränkt seit dem 1. Januar 2025.
Auswirkungen auf die laufende Buchführung
Die E-Rechnungspflicht ist nicht nur ein IT-Projekt — sie verändert auch den laufenden Buchführungsprozess spürbar. Wer die Chance nutzt, kann die Bearbeitungszeit für den Rechnungseingang deutlich reduzieren.
Strukturierte Daten: Weniger Tipparbeit, mehr Prüfaufwand
Die E-Rechnung ermöglicht, dass strukturierte Felder wie Betrag, Datum und Lieferant direkt aus dem Dateiformat in die Buchhaltungssoftware übertragen werden können — ohne manuelle Eingabe. Das reduziert einen bestimmten Typ von Aufwand. Was sich dagegen nicht verändert: die inhaltliche Prüfung jedes Belegs. Ob Kontenrahmen, Kostenstelle, Steuerfall und Leistungsbeschreibung korrekt zugeordnet sind, ob der Vorsteuerabzug zulässig ist, ob eine Kreditoren-Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt — das sind Beurteilungen, die fachliche Expertise erfordern und nicht automatisiert werden können. Strukturierte Eingangsdaten sind kein Ersatz für buchhalterisches Urteilsvermögen, sondern eine andere Qualität von Rohmaterial.
DATEV-Integration: Was das in der Praxis bedeutet
Für Unternehmen, deren Buchführung über DATEV abgewickelt wird, lassen sich eingehende E-Rechnungen über DATEV Unternehmen online in eine digitale Belegablage laden. Die strukturierten Daten stehen dem Buchhalter zur Prüfung, Kontierung und Verbuchung zur Verfügung. Was das konkret bringt: weniger Papiertransport, schnellerer Belegzugriff, lückenlosere Dokumentation. Was es nicht bringt: automatische Verbuchung. Jede Rechnung muss fachkundig geprüft, dem richtigen Aufwandskonto zugeordnet und auf steuerliche Korrektheit beurteilt werden — das bleibt Aufgabe des Buchhalters.
Vorsteuerabzug: Formale Anforderungen bleiben unverändert streng
Die formalen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 UStG gelten unverändert — das strukturierte Format ändert daran nichts. Eine E-Rechnung muss alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten: vollständiger Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, eindeutige Leistungsbeschreibung, Entgelt und ausgewiesene Umsatzsteuer. Eine mangelhafte E-Rechnung ist für den Vorsteuerabzug genauso problematisch wie eine mangelhafte Papierrechnung — auch wenn das XML-Format technisch korrekt validiert wurde.
Das strukturierte Format allein macht eine Rechnung noch nicht vorsteuerabzugsfähig. Prüfen Sie bei eingehenden E-Rechnungen, ob alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG vorhanden sind. Eine E-Rechnung mit fehlender USt-IdNr. oder unvollständiger Leistungsbeschreibung ist für den Vorsteuerabzug unbrauchbar — auch wenn sie technisch ein korrektes XML-Format hat. Im Zweifelsfall: Korrekturrechnung anfordern.
Was Unternehmen jetzt konkret tun müssen
Je nach aktuellem Stand Ihrer Systemlandschaft und Ihrem Umsatz ist der Handlungsbedarf unterschiedlich dringend. Die folgende Übersicht gibt Ihnen eine klare Orientierung.
Empfang klären — sofort, falls noch nicht geschehen
Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware bereits in der Lage ist, XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0, Profil EN 16931) zu empfangen und die strukturierten Daten auszulesen. Falls Sie noch mit Papierbelegen oder manueller PDF-Verarbeitung arbeiten, ist das die dringlichste Baustelle — die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Kontaktieren Sie Ihren Softwareanbieter oder Buchhalter und bitten Sie um Klärung des aktuellen Status.
Rechnungssoftware auf Ausstellungsfähigkeit prüfen
Auch wenn die Ausstellungspflicht erst 2027 bzw. 2028 greift, empfiehlt es sich, die Umstellung frühzeitig anzugehen. Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware oder Ihr ERP-System E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erstellen kann. Viele Anbieter haben entsprechende Updates bereits ausgerollt oder angekündigt. Wer frühzeitig umstellt, spart sich den Zeitdruck kurz vor der Pflichtfrist.
Internen Rechnungseingangsprozess anpassen
E-Rechnungen werden in aller Regel per E-Mail eingehen — als Anhang oder direkt als XML-Datei. Definieren Sie intern, welche E-Mail-Adresse als offizieller Empfangskanal gilt, wer für die Verarbeitung zuständig ist und wie eingehende E-Rechnungen in die Buchhaltung überführt werden. Ungeklärte Prozesse führen zu Belegverlusten oder Doppelverbuchungen. Dokumentieren Sie die Zuständigkeiten und informieren Sie relevante Mitarbeiter. Ein dedizierter Empfangskanal (z. B. rechnung@ihrunternehmen.de) dient dabei nicht nur der internen Struktur, sondern erhöht auch die Sicherheit: Durch die Trennung vom allgemeinen E-Mail-Verkehr können eingehende Belege gezielter auf Echtheit geprüft und das Risiko von Phishing-Angriffen minimiert werden.
Lieferanten und Kunden informieren
Teilen Sie Ihren wichtigsten Lieferanten mit, an welche E-Mail-Adresse E-Rechnungen zu senden sind — und dass Sie ab sofort strukturierte Formate akzeptieren. Informieren Sie umgekehrt Ihre Kunden darüber, in welchem Format Sie künftig Rechnungen ausstellen werden. Je früher beide Seiten auf dem gleichen Stand sind, desto reibungsloser verläuft die Umstellung.
Archivierungspflichten im Blick behalten
E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie alle steuerrelevanten Belege. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege — und damit für Eingangs- und Ausgangsrechnungen — durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) eine verkürzte Frist von 8 Jahren gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 3 AO und § 257 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 4 HGB (zuvor: 10 Jahre). Jahresabschlüsse, Handelsbücher und Inventare bleiben unverändert bei 10 Jahren. Hinweis: Ob die umsatzsteuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 UStG ebenfalls auf 8 Jahre verkürzt wurde oder weiterhin 10 Jahre beträgt, sollte vor Anpassung interner Archivierungsfristen mit dem Steuerberater abgeklärt werden. Entscheidend in jedem Fall: E-Rechnungen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden — eine Konvertierung in ein einfaches PDF ist für die Archivierung nicht zulässig, da damit die Maschinenlesbarkeit verloren geht und die GoBD-Konformität nicht mehr gewährleistet ist.
Fazit
Die E-Rechnung ist kein Bürokratieprojekt, das man aussitzen kann — sie ist eine gesetzliche Pflicht mit konkreten Fristen und handfesten Konsequenzen bei Verstößen. Der wichtigste erste Schritt ist die Empfangsfähigkeit — die gilt seit dem 1. Januar 2025, also seit über einem Jahr. Wer hier noch Lücken hat, sollte diese umgehend schließen. Die Ausstellungspflicht gibt — abhängig vom Vorjahresumsatz 2026 — noch Zeit bis Ende 2027 oder 2028. Diese Zeit sollte genutzt werden, um Prozesse zu definieren, die Systemlandschaft zu prüfen und die interne Zuständigkeit zu klären.
Wichtig dabei: Die E-Rechnung verändert das Format, nicht die buchhalterischen Anforderungen. Kontenrahmen, Kostenstellen, Belegsystematik, die formale Vollständigkeit jeder eingehenden Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG — das alles bleibt inhaltlich identisch anspruchsvoll. Wer glaubt, durch die Umstellung auf strukturierte Formate buchhalterische Fachleistung einsparen zu können, wird bei der nächsten Betriebsprüfung eines Besseren belehrt.
Wir begleiten unsere Mandanten bei der buchhalterischen Einbettung der E-Rechnungsverarbeitung: von der Klärung der Empfangswege über die GoBD-konforme Archivierung bis zur laufenden Verbuchung und der formalen Vollständigkeitsprüfung eingehender Rechnungen nach § 14 Abs. 4 UStG. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Ihren aktuellen Stand einschätzen wollen.
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